Какой принтер выбрать для офиса: полный гид со всеми критериями

Но качество работы всегда должно оставаться на высоте, а оно во многом зависит от используемого оборудования. Так как же правильно выбрать принтер, чтобы он не просто печатал выбранный документ, но и реально упрощал и помогал в работе?

Лазерный или струйный

В вопросе, какой принтер лучше купить для офиса, в первую очередь выбор встает между лазерным и струйным. У каждого есть свои особенности и плюсы:

• Струйный принтер. Через микроскопические отверстия, расположенные рядами на движущейся каретки, происходит впрыскивание капель чернил. Чем меньше отверстия и расстояния между ними, тем выше разрешение. Из-за чернил у струйных принтеров часто засоряется печатающая головка, особенно при больших перерывах в печати. Самостоятельная заправка и вовсе может привести к потере качества печати и цветопередачи. Зато струйный принтер лучше передает оттенки, поскольку имеет более широкий диапазон цветового охвата.
• Лазерный принтер. Имеет фотобарабан, на который просыпается тонер (частицы специального состава). Он прилипает к заряженным местам и осыпается с незаряженных. Затем тонер переносится на бумагу и поступает в узел закрепления (термоузел), который под воздействием высокой температуры и давления вплавляет тонер в бумагу. Лазерный принтер считается более предпочтительным для офиса, поскольку он быстрее печатает и экономически выгоднее при больших объема печати.

Габариты принтера

Размеры принтера особенно важны, если он будет стоять на рабочем столе или в офисе немного места. Если под технику выделено отдельное место, то габариты не так важны. Главное, чтобы аппаратура вписалась туда, где она будет стоять постоянно.

Количество страниц в месяц

Надежный принтер для офиса – тот, что справляется с возложенной на него нагрузкой. Чтобы определиться с этим параметром, необходимо знать месячный объем печати. Его легко посчитать, если опросить сотрудников, сколько они примерно печатают страниц в день. Другие варианты: самостоятельно отследить, сколько сотрудники печатают, или посмотреть месячный расход бумаги.

Но при выборе принтера по количеству страниц в месяц нужно учесть возможный рост компании и перспективы принятия на работу новых сотрудников. Итоговое число необходимо увеличить еще на 10-20%.

Время выхода первой страницы и скорость печати

Один из самых важных параметров выбора – ВПС (время выхода первой страницы). При покупке на него редко обращают внимание, а ряд производителей и вовсе его не указывают. Но для некоторых задач ВПС очень важен. К примеру, у вас часто большая очередь клиентов. В таком случае гораздо лучше, если первая страница будет выходить быстрее, особенно если требуется печать всего одного документа, такого как выписка счета.

Следующий важный параметр выбора самого лучшего принтера для офиса – скорость печати. Ее тоже необходимо выбирать в зависимости от задач. Если вам предстоит печатать много и за небольшое время, то лучше более высокая скорость печати. В то же время нужно не забывать про ВПС. Если вы печатаете чаще документы из одной или нескольких страниц, лучше, если первый лист будет выходить быстрее.

Скорость печати одного принтера в черно-белом и цветном вариантах может отличаться. Особенно важен этот параметр именно для цветной печати, поскольку она (по меркам полиграфии) используется для небольших тиражей. К примеру, в одном ценовом диапазоне могут быть цветные принтеры со скоростью цветной печати 4 и 12 страниц в минуту. Таким образом, при одинаковой цене первый напечатает тираж за 1 час, а второй уже за 3 часа.

Тип бумаги

В зависимости от задач офиса печатать может быть необходимо на бумаге разной плотности. Обычная офисная бумага – 60-100 г/м², более толстая (для дипломов или листовок) – 150-180 г/м², самая плотная (для визиток) – 200 и даже 300 г/м².

При выборе лучшего цветного или черно-белого принтера для офиса необходимо обращать внимание на ограничения по плотности бумаги, накладываемые производителем. Верхний предел можно превышать, но не более чем на 10-20%. Но при этом придется столкнуться с тем, что бумага будет чаще застревать, а ресурс отдельных деталей снизится, что увеличит затраты на расходные материалы.

Для плотной бумаги имеет значение тракт ее подачи. Если в процессе печати она изгибается, то вероятность застревания выше, а после печати лист придется разглаживать, укладывая под что-то тяжелое. При прямом тракте подачи в этом нет необходимости, поскольку отпечаток будет не скрученный, а его застревание будет маловероятным.

Цена и бренд

Разница между принтерами одного класса, но разных брендов, может различаться примерно на 10-15%. Более высокая или низкая стоимость часто не имеет ничего общего с преимуществами для потребителя. Кроме того, при покупке модели от известного производителя вы можете переплатить за бренд. Т. е. за одну и ту же сумму принтер менее популярной марки может оказаться более продвинутым. Поэтому при покупке лучше исходить не из цены и производителя, а в первую очередь из характеристик техники.

Еще на стоимость влияют дополнительные опции. На звание лучшего принтера для работы в офисе могут претендовать модели, которые имеют:

• Встроенную сетевую карту. Не требует отдельного питания и не выступает за пределы принтера, позволяет печатать по локальной сети любому сотруднику офиса, а также администратору отслеживать состояние каждого принтера в офисе.
• Устройство двусторонней печати. Благодаря ему можно не переворачивать документы вручную, если на них предусматривается двусторонняя печать.
• Жесткий диск. Позволяет ускорить печать на предварительно созданных шаблонах, где меняется небольшое количество данных, например, только текст, а также печатать часто используемые документы без использования компьютера.
• Дополнительные лотки для бумаги. Принтер можно «зарядить» бумагой и долгий период не тратить на это время.

Качество печати

В вопросе, какой принтер выбрать для офиса, важное значение имеет понятие «качество печати», в которое входит много параметров:

• Разрешение. В секторе офисной печати распространены разрешения 600, 1200, 2400 точек на дюйм. Заметить между ними разницу визуально достаточно трудно. А про большее разрешение уже можно сказать, что оно не находится ни в какой связи с визуально воспринимаемым качеством.
• Цветопередачу, или «битность» цвета. Для передачи каждого оттенка смешиваются тонеры четырех базовых цветов CMYK (Cyan, Magenta, Yellow и black – голубого, пурпурного, желтого и черного). Под «смешивать» понимают «поставить рядом точки разных цветов». Для корректной передачи оттенков меняют яркость отдельных точек разных цветов. Для этого меняют их размер, насыщенность или положение внутри растровой розетки. С этим и связано понятие «битности» цвета. К примеру, 4-битный цвет – это 16 градаций яркости каждого цвета (2 в 4-й степени). Чем больше «битность», тем лучше цветопередача и мягче градиенты. Для тех, кому важно качество цветной печати, это очень важный параметр.

Не менее значимо и субъективное восприятие качества по принципу «нравится – не нравится», которое часто даже может быть определяющим.

Стоимость владения

Не менее, а иногда даже более важным параметров, нежели цена, выступает стоимость владения (total cost of ownership, TCO). Она представляет собой комплекс из всех затрат, которые вынужден нести владелец с момента покупки до окончания использования.

Стоимость владения складывается из затрат на приобретение и дальнейшую эксплуатацию оборудования, которая предполагает:

• регулярное техническое обслуживание;
• покупку расходных материалов, включая картриджи (их приобретение или заправку);
• плановый и внеплановый ремонт.

Подсчет стоимости владения позволяет следить за жизненным циклом печатающей техники и выбирать самый экономичный принтер для офиса. Для этого в стоимость владения нужно включить:

• Картриджи. В расходы нужно включить цену и заправку картриджей. Кроме того, после 2-3 заправок может потребоваться замена некоторых деталей: фотобарабана, ракеля и пр. В целом нужно сравнивать картриджи по стоимости и ресурсу страниц в месяц. Чем меньше стоимость и чем больше количество страниц, тем лучше. Но не всегда нужно выбирать самый дешевый вариант, иначе можно попасть на патологическую замену, например, термоузла, который требует частого сервисного обслуживания.
• Бумагу. При подборе модели необходимо учитывать даже бумагу. Обычно производители дают рекомендации, какую лучше брать для их принтера. Но на деле многие все равно используют наиболее дешевую. Она может быть тонкой, пыльной, с острым резом. Все это ведет к повышенному износу расходников. Стоимость качественной бумаги лучше тоже сразу заложить в список расходов.
• Другое: стоимость девелопера (если используется в цветном принтере) и его замену, ремонт или замену термоузла («печки»), цену технического обслуживания, планового и внепланового ремонта.

Стоимость печати

Не менее значимым критерием выбора принтера выступает стоимость печати. Ее можно рассматривать отдельно от стоимости владения, хотя она тоже зависит от картриджей. Самый простой способ подсчитать стоимость печати – разделить цену картриджа на количество страниц, на которое он рассчитан. К полученному значению также можно добавить стоимость фотобарабана, разделенную на его ресурс.

Пример: картридж стоимостью 900 руб. рассчитан на 1200 страниц А4 и фотобарабан стоимостью 3900 руб. с ресурсом 20 тыс. страниц. Получается, что стоимость печати составит 900/1200 + 3900/20000 = 0,945 руб./стр.

При выборе лучшего цветного принтера для офиса нужно добавить стоимость еще трех цветных картриджей, тоже поделенную на их ресурс, а также цену девелопера. Стоимость печати рассчитывают для всех моделей, которые претендуют на лучшую, после чего их сравнивают по данному параметру.

Что выбрать: дешевые расходники или дешевую печать

Принтер с наиболее дешевыми расходными материалами подойдет тем, кто печатает мало и стремится минимизировать единовременные расходы. Если нужно выиграть в долговременных затратах, то необходимо выбирать принцип не «дешевые материалы», а «дешевая печать». Для этого подойдет более дорогой принтер с высокой месячной загрузкой и высокоемкими (пусть и дорогими) расходниками. Чем дороже модель внутри линейки одного производителя, если рассматривать базовую комплектацию, тем более низкой будет себестоимость печати.

Рейтинг принтеров для офиса

МФУ HP LaserJet Pro M428dw. Принтер для офиса с большой производительностью – до 80 000 страниц в месяц. Ресурс ч/б картриджа – 3000 стр., вместимость лотка подачи – 350 стр., лотка выдачи – 150 стр. Разрешение – 1200х1200 dpi, ВПС – 6,3 с, скорость печати – 35 стр./мин. Плотность бумаги – 60-175 г/м². Передача данных: подключение к ПК (USB), подключение к ПК (LAN), Wi-Fi 5 (802.11aс), USB, Bluetooth, Wi-Fi Direct.

МФУ HP LaserJet Pro M227fdw. Модель, аналогичная предыдущей, но с меньшей производительностью. Рассчитана на нагрузку до 30 000 страниц в месяц. Ресурс ч/б картриджа – 1600 стр., вместимость лотка подачи – 250 стр., лотка выдачи – 150 стр. Разрешение – 1200х1200 dpi, ВПС – 6,8 с, скорость печати – 28 стр./мин. Плотность бумаги – 60-163 г/м². Передача данных: встроенный интерфейс Ethernet, Wi-Fi 802.11b/g/n.

Kyocera M2040dn. Наиболее продаваемая модель производительностью до 50 000 страниц в месяц. Ресурс ч/б картриджа – 7200 стр., вместимость лотка подачи – 350 стр., лотка выдачи – 150 стр. Разрешение – 1200х1200 dpi, ВПС – 6,4 с, скорость печати – 40 стр./мин. Плотность бумаги – 60-220 г/м². Интерфейсы: Ethernet (RJ-45), USB 2.0.

Kyocera M2235dn. Лазерный принтер, рассчитанный на нагрузку до 20 000 страниц в месяц. Ресурс ч/б картриджа – 3000 стр., вместимость лотка подачи – 250 стр., лотка выдачи – 150 стр. Разрешение – 1200х1200 dpi, ВПС – 6,9 с, скорость печати – 35 стр./мин. Плотность бумаги – 60-220 г/м². Разъемы: USB 2.0, RJ-45.

В заключение

Учтя все перечисленные параметры, вы легко определите, какой принтер лучше для работы в вашем офисе. Среди брендов печатающей техники, часто встречающихся именно в офисных помещениях, лидируют HP и Kyocera. В их ассортименте большой выбор моделей, подходящих под разные задачи.

У Kyocera есть тонер-картридж и драм-картридж, который меняется после печати примерно 100 тыс. страниц. В HP помимо тонера предусмотрен барабан и магнитный вал. Если принтер начинает при печати оставлять полосы, достаточно сменить картридж, и проблема скорее всего будет устранена.

HP более простые в обслуживании, хоть оно и обходится дороже, чем у Kyocera. Но в любом случае при выборе нужно учитывать все параметры, перечисленные выше.