В связи с широким набором опций МФУ будет использоваться в интенсивном режиме, поэтому очень важно его правильно выбрать. Чтобы купить МФУ для офиса, достаточно учесть всего несколько параметров.
Предполагаемая нагрузка на МФУ
Чтобы не оказалось так, что мощности МФУ вам не хватает или, наоборот, вы за нее переплачиваете, необходимо правильно рассчитать нагрузку на аппарат. Для этого достаточно посчитать количество сотрудников, которым регулярно приходится работать с МФУ. Исходя из этого остается определить объемы копирования, сканирования и печати, которые измеряются в страницах. Далее можно выбрать и само МФУ для офиса. При определении его мощности важно учесть следующие рекомендации:
- Лучше, если мощность МФУ будет несколько выше, чем необходима по расчету. Так у вас будет небольшой запас на расширение штата, когда МФУ будут пользоваться уже большее количество человек.
- В большой офис логичнее приобрести 2 модели, но менее мощные. В противном случае у МФУ будет вечно толпа сотрудников, которые ждут своей очереди.
- При выборе стоит учитывать не максимальный объем страниц в месяц, а рекомендуемый, который в большинстве случаев чуть меньше. Используя МФУ не на самой высокой мощности, можно значительно продлить срок его службы.
Если в процессе решения вопроса, какое МФУ выбрать для офиса, вы столкнулись с тем, что не можете подсчитать примерный объем печати в месяц, – воспользуйтесь следующими данными:
- Для 5 пользователей будет оптимальным МФУ с максимальной месячной нагрузкой до 50 тыс. страниц.
- Средней группе из 5-25 человек потребуется МФУ, которое рассчитано на 50-100 тыс. страниц ежемесячно.
- В большой офис, где работают более 25 сотрудников, стоит выбирать высокопроизводительное МФУ, выдерживающее нагрузку свыше 100 тыс. страниц в месяц.
Особенности печати
Перед тем как выбрать МФУ для маленького офиса, определитесь с характером печати: понадобится ли вам кроме печати на бумаге еще и печать на рулонах или пленке. Может быть, вы регулярно сканируете большие плакаты А1 или, наоборот, маленькие флаеры формата А6. Также стоит подумать о необходимости двухсторонней печати (дуплекс). В зависимости от этого нужно выбирать МФУ с конкретными характеристиками.
Струйное или лазерное МФУ
Если в вашем офисе регулярно печатаются только черно-белые документы и лишь изредка – цветные, то можно обойтись монохромным лазерным МФУ. Они недорогие, отлично справляются с печатью текста, причем печатают очень быстро.
Более качественную цветную печать обеспечивают МФУ на основе струйного принтера. По стоимости они дешевле, но обеспечивают качество изображения ничуть не хуже, а иногда даже и лучше.
В процессе решения вопроса, как выбрать лазерное МФУ для работы, важно учесть параметры принтера и сканера. Важны разрешение, глубина и количество цветов. По этим параметрам устройство выбирают по принципу «чем больше – тем лучше». При высоком разрешении можно сканировать рисунки с точностью до самых мелких деталей. Кроме стандартного набора цветов из черного, желтого, пурпурного и голубого, в некоторых моделях используют еще несколько картриджей (до 8 штук), что позволяет получать более насыщенные и точные оттенки.
Место в офисе под МФУ
Решая, какое лазерное МФУ выбрать для офиса, обязательно нужно учесть свободную площадь. Если места не слишком много, то в приоритете будут компактные аппараты. Малогабаритные устройства легко поместятся на рабочем столе у кого-то из сотрудников. Когда площади не хватает даже для самого маленького МФУ, стоит обратить внимание на аутсорсинг печати.
Если же место позволяет – можно выбрать и более громоздкий аппарат, под который выделить отдельный стол или даже целую зону. В таком случае актуально МФУ с сетевым интерфейсом, через который любой сотрудник может удаленно дать задание аппарату напечатать документ, а затем просто подойти и забрать его. Особенно полезен модуль Wi-Fi, который позволяет обойтись без лишних проводов и поставить МФУ не только рядом с компьютером, а в любом удобном месте.