Тендер – обыденная процедура, через которую на конкурсной основе находят новых поставщиков товаров и услуг большинство государственных организаций и многие коммерческие компании. Мы имеем богатый опыт участия и побед в них по совершенно разным направлениям от поставок оргтехники, до предоставления IT услуг.
Сейчас мы хотим поделиться своим опытом с теми организациями, которые планируют или уже начали пользоваться услугами сторонних компаний по заправке, ремонту, восстановлению и приобретению картриджей.
Мы изучали множество технических заданий на заправку, ремонт и поставку картриджей, и хотим взять на себя смелость дать рекомендации по их изменению, которые, по нашему мнению, позволят получить вашей организации более предсказуемый и качественный сервис. В первую очередь мы хотели бы обсудить потребности, которые, зачастую, заявляют в условиях тендера.
Исходя из них, государственным и коммерческим организациям требуются различные услуги, в числе которых могут быть заправка, восстановление, ремонт и покупка картриджей определенного качества по минимальной цене. Мы же предлагаем вам сформулировать потребность как "бесперебойная печать документов" с указанием качества и объемов печати. Согласитесь, что организация обычно не нуждается в заправленных картриджах, она нуждается в напечатанных документах, а такие услуги как заправка картриджей, ремонт печатающих устройств, закупка новых принтеров и картриджей лишь средство для достижения конечной цели - печати документов.
Какие плюсы можно получить, изменив формулировку потребности? Об этом, если позволите, мы скажем в самом конце. Для начала давайте попробуем ответить на один вопрос: "Сколько стоит напечатать одну страницу документа в вашей организации?". Если вы сразу же готовы на него ответить, переходите к пункту «Техническое задание - потребность "Бесперебойная печать документов"».
Большинство заказчиков на вопрос "Сколько стоит печать одной страницы документа?" дать ответ не могут, потому, что как правило не знают объема печати документов и финансовых затрат на поддержание процесса печати за определенный период. Т.е. для того, чтобы посчитать, заказчику надо узнать сколько напечатали и сколько потратили.
Сколько напечатали?
Есть несколько способов узнать этот показатель.
Первый способ - посчитать сколько было не использованной бумаги на начало года (количество пачек * 500 листов), добавить количество купленной бумаги за год и отнять остаток бумаги на конец года. Останутся несколько вопросов. Возможно какое-то количество бумаги использовалось не для печати? Сколько напечатано на черновиках? Сколько напечатано с двусторонней печатью? В принципе такой способ дает в целом представление о количестве напечатанных страниц, но как мы сказали из-за оставшихся вопросов допускаем значительную погрешность.
Способ второй. Распечатать в начале года на всех устройствах лист состояния, на котором указывается количество напечатанных страниц, сделать такую же процедуру на конец года, затем вычислить разницу сначала в разрезе принтеров и МФУ, а затем сложить все получившиеся показатели, чтобы узнать сколько было напечатано документов в целом по организации. Процедуру снятия счетчика надо при этом не забывать делать на прибывающих и убывающих устройствах. Данный способ конечно же более точный. Однако если в первом случае данные дает бухгалтерия относительно быстро, то во втором случае если вы не сняли показания с принтеров, МФУ и других печатающих устройств год назад, то сделав это первый раз сегодня, придется подождать еще год.
Третий способ, о котором вы наверняка слышали, и который, по нашему мнению, самый верный, установить специализированную программу, которая будет в автоматическом режим получать информацию о количестве напечатанных страниц, за любой период, в разрезе всех принтеров и МФУ, а при необходимости и в разрезе пользователей. Программы бывают платные, но есть возможность использовать и бесплатные решения. Мы используем, преимущественно, программу PriSma. Как показывает наш опыт, возможности данной программы полноценно закрывают практически любые потребности клиентов и позволяют построить полноценную систему мониторинга печати.
Сколько потратили?
Давайте перейдем к подсчету, для этого сначала разделим все затраты, на очевидные (о которых мы знаем) и неочевидные (о которых мы, как правило, только догадываемся).
Очевидные затраты (данные можно взять в бухгалтерии):
- стоимость покупки принтеров, копиров, сканеров, МФУ, плоттеров и прочих устройств печати (в расчете на год сумма годовой амортизации печатающих устройств);
- стоимость покупки расходных материалов к печатающей технике (бумаги, картриджей и др.);
- стоимость услуг по ремонту и гарантийному обслуживанию устройств печати
- стоимость услуг по заправке и восстановлению картриджей
- использование рабочего пространства, или площадь, занимаемая принтерами, МФУ и другой печатающей техникой. Арендная ставка за квадратный метр на общую площадь под принтерами.
- расход электроэнергии устройствами печати. Тяжело считать, надо руководствоваться документацией на устройства и учитывать, что принтеры на ночь не отключаются;
- затраты труда на организацию и функционирование внутренней службы сервис-деск. Заработная плата в части относящейся на поддержку процесса печати документов.
- затраты труда на устранение инцидентов. Необходимо определять путем умножение почасовой тарифной ставки сотрудников, участвующих в устранении инцидента как со стороны заявителей, так и со стороны исполнителей.
- затраты труда на организацию работы с подрядчиками. Включает в себя заработную плату сотрудников, которые размещают заявки исполнителям, контролируют сроки и качество выполнения работ.
- потери от простоев устройств печати на рабочих местах пользователей. Оценить сложнее всего, так как надо понимать непрерывность какого бизнес процесса обеспечивает процесс печати документов, и какой добавленной стоимости из-за простоя лишается организация. Финансисты организации могут подсчитать и сообщить какова в среднем производительность одного сотрудника по доходу в расчете на единицу времени. Можно умножить это цифру на время простоя оборудования.
- затраты на списание и утилизацию оргтехники и расходных материалов. Суммы, которые надо заплатить за независимую оценку для принятия решения о списании и за проведение работ по утилизации специализированным организациям.
- затраты труда на организацию процесса закупки принтеров, МФУ, копиров, сканеров и расходных материалов к печатающей технике. С первого взгляда затраты не значительны, но по факту в процессе задействованы ит-отдел, хозяйственный отдел, бухгалтерия, а решение принимается руководством.
Можно конечно остановится на подсчете "очевидных" затрат и разделить эти затраты на количество отпечатанных страниц. Однако на практике "неочевидные затраты" составляют от 30 до 100% процентов "очевидных" затрат.
Теперь, когда мы получили нужную нам информацию делим "Потратили" на "Напечатали" и получаем долгожданную цифру. Как правило это значение стоимости печати одной страницы формата А4 по черно-белой печати составляет от 1 до 3 рублей и от 7 до 15 рублей по цветной печати.
Техническое задание - потребность "Бесперебойная печать документов"
Теперь давайте подводить итог и разберем для чего мы предлагаем изменить потребность с "Заправка картриджей" на потребность "Бесперебойную печать документов". Объем печати, бесперебойность и качество печати, финансовые затраты вот, что, по нашему мнению, должен контролировать заказчик. При этом данному контролю должно уделяться как можно меньше времени, и он должен быть прозрачен для понимания всеми участниками процесса.
Мы считаем не верным подход, когда заказчик подсчитывает сколько раз заправили или восстановили картридж, а тем более вести учет сколько раз меняли ракель, ролик заряда, фотобарабан (так указано в большинстве технических заданий).
Трудно заказчику, принять объективное решение при оценке целесообразности ремонта оборудования, так как в процессе принятия такого решения, затраты по поиску информации о конкурентной стоимости ремонта иногда не сопоставимы со стоимостью его проведения, а результаты оценки разными сервисными центрами, могут отличатся в разы. Любой ремонт носит субъективный характер! Объективна только цена на печать одного документа, вот эту цену и надо требовать от исполнителя!
Как написать техническое задание, в котором потребность - это "Бесперебойная печать документов"? По нашему мнению, оно должно включать в себя следующие:
- сообщение потенциальным исполнителям о парке принтеров, МФУ и другой печатающей техники и его месторасположение
- ориентировочный объем печати документов
- определение возможности установки программного обеспечения для мониторинга объемов печати
- определение возможности установки исполнителем собственного оборудования, как основного, так и резервного
- определение возможности формирования на территории заказчика резерва расходных материалов к печатающей технике на согласованный объемы печати
- определение требований по бесперебойности и качеству печати (процент доступности оборудования, время устранения инцидентов и т.п.)
- предложение исполнителям определять стоимость услуг исходя из стоимости печати страницы документа.
- предсказуемость и бюджетируемость расходов, вы сможете четко понимать, кто, сколько и для чего печатает;
- экономия до 30% за счет снижения поддающихся прямой оценке "очевидных затрат" на печать и снижение, либо полное отсутствие большинства "неочевидных затрат";
- отсутствие потерь от простоев оборудования за счет его более рационального размещения и использования;
- снижение административных издержек и затрат труда на сопровождение процесса печати;
- отсутствие необходимости инвестиций в печатное оборудование и расходные материалы;
- значительное уменьшение статей расходов на организацию процесса печати.
Мы готовы оказать вам полное содействие в подготовке технического задания и с удовольствием примем участие в подобном проекте.
Остались вопросы или наш подход вас заинтересовал? Обращайтесь прямо сейчас на почту info@my-myrmex.ru или по телефону:
8 (861) 220-51-15. Узнать больше о предлагаемых компанией МИРМЕКС Решениях для печати можно по ссылке.
А в следующей стать, мы продолжим тему организации процесса печати в компаниях, и расскажем вам о покопийных контрактах. Что это и чем они могут быть Вам полезны читайте в следующей статье.