Добиться экономии не так сложно — достаточно пересмотреть подход к использованию картриджей, бумаги и самой оргтехники. Но и это еще не все варианты снижения расходов на печать. Предлагаем подробнее рассмотреть все способы, актуальные на 2022 год.
Способ 1 — экономить бумагу
Итак, начнем с актуальных способов экономии бумаги в офисе на 2022 год. Самый простой из них — это двухсторонняя печать. Для упрощения работы и экономии времени можно даже присмотреться к МФУ и принтерам с функцией автоматической двусторонней печати. Если подобная опция не поддерживается, придется переворачивать листы самостоятельно. Для этого на печать сначала отправляются все нечетные страницы, затем пачка переворачивается и печатаются уже четные.
Есть и другие способы экономии бумаги в офисе:
- Печать только самой необходимой информации. Из документов нужно убирать все лишнее, например, при печати веб-страниц удалять элементы навигации, логотипы, рекламные баннеры и прочую ненужную символику.
- Тщательно проверять документы на ошибки перед печатью. За счет этого вам придется меньше перепечатывать, если вдруг окажется, что вы выбрали не тот размер шрифта или неправильно установили отступы от краев страницы.
- Использовать для черновых документов, используемых только в офисе, макулатуру. Множество листов бумаги заполнены только с одной стороны. Их можно использовать для повторной печати или для различных заметок вместо стикеров, блоков для записей и блокнотов.
- Полностью или частично перейти на электронный документооборот. Если это возможно, то в целях экономии бумаги стоит перевести документы в электронный вид. Дополнительно это поможет освободить место, которое раньше занимала бумажная документация.
Способ 2 — отдать печать на аутсорсинг
Если вас интересует дешевая распечатка документов, можно не только сокращать количество используемой бумаги. Есть другой вариант — аутсорсинг печати. Это один из наиболее надежных способов оптимизации расходов на бумажную работу и печать. Например, клиенты компании «МИРМЕКС», пользующиеся такой услугой, даже в условиях изменений рынка не ощутили никакого дискомфорта или проблем с распечаткой документов. Стоимость отпечатка сохранилась на прежнем уровне, а сервис работает без сбоев.
Кроме того, аутсорсинг надежен в долгосрочной перспективе. При пользовании такой услугой вам гарантированы стабильные условия и цены, а также прозрачный беспроблемный сервис. Для компаний со средним и крупным документооборотом это очень удобно и выгодно, если переводить на стоимость одного отпечатка. Суть услуги заключается в полном комплексном обслуживании печатающей техники с оплатой только отдельно напечатанной копии/страницы. В итоге это помогает сократить расходы на печать на 10-50%.
Способ 3 — правильно использовать принтер
В целях экономии чернил в принтере можно установить особые настройки, которые уменьшат расход тонера при печати:
- При печати конкретного документа выбирать режим «Экономный» (где-то называется «Черновиком»). Его можно найти по следующему пути «Печать» –> «Свойства» –> «Качество» (Quality). Это помогает снизить затраты на печать на 30-40%.
- Уменьшить степень насыщенности и яркости печати — чем они ниже, тем больше экономия. На МФУ и принтерах с ЖК дисплеем это можно сделать с помощью кнопок «+» и «–».
- Использовать шрифт для экономии тонера — Garamond вместо Times New Roman. Это позволит сэкономить ресурсы картриджа на 27%. Можно увеличить эту цифру до 50%, если использовать экономные шрифты Ecofont.
При использовании режима экономной печати важно учесть один факт. Нельзя пользоваться им постоянно, поскольку при среднем уровне расхода менее 5% могут наблюдаться задержки тонера в картридже, из-за чего качество печати ухудшится.
Также в экономии картриджа при печати поможет особый режим использования принтера. Достаточно не выключать в перерывах между использованием. По исследованиям американской организации Consumer Reports при отключении принтера на очистку печатающих головок тратится столько же чернил, сколько идет на создание полноценного отпечатка. Этот способ актуален для тех, кто печатает ежедневно, поскольку малейший простой техники приводит к засыханию краски.
Способ 4 — заправлять и ремонтировать картриджи вместо покупки новых
Совместимые картриджи стоят в 3-5 раз дешевле оригинальных, поэтому переход на такие комплектующие является одним из самых эффективных способов экономии. Главное при покупке — убедиться, что приобретаемый картридж действительно совместим с конкретным принтером. И лучше покупать комплектующие более известных марок, например, NV-Print.
Также экономии на печати способствует заправка картриджа. По цене она гораздо выгоднее, чем покупка новой комплектующей. В качестве недостатка многие отмечают нарушение целостности корпуса оригинального картриджа, что может привести к высыпанию тонера и повреждению деталей принтера.
Чтобы избежать проблем с заправкой, стоит доверить процедуру профессионалам. Компания «МИРМЕКС» оказывает услуги по заправке и восстановлению картриджей по ценам на уровне 2021 года. Стоимость изменилась незначительно и только для некоторых позиций. Учитывая, что в текущих условиях сложно найти оригинальный картридж, а, если и можно, то только по завышенной цене, услуги по заправке и восстановлению действительно востребованы, поскольку позволяют выйти из ситуации с минимальными затратами.
Способ 5 — следить за техническим состоянием принтеров и МФУ
И последнее, на что стоит обратить внимание, — это сама оргтехника. В связи с изменениями на рынке цены на принтеры и МФУ повысились, а из-за трудностей с доставкой не всегда можно приобрести нужную модель. Поэтому важно достаточно внимания уделить поддержке технического состояния используемой печатающей техники. Компания «МИРМЕКС» предоставляет услуги по сервисному обслуживанию и ремонту принтеров и МФУ. Это поможет вам продлить срок службы оргтехники и тем самым избежать затрат на приобретение новой аппаратуры.
