В прошлом месяце в Москве прошел очередной MDS Форум, который каждый год организовывают сотрудники компании IDC Russia. Им в этом деле помогают ведущие поставщики информации, представители аналитического агентства и руководство фирмы KYOCERA Document Solutions. Главной повесткой дня была лишь одна главная тема – последние аналитические новости, передовые тенденции в развитии информационных услуг. Обсуждались также последние аналитические данные, связанные с этой темой. Рассматривалась система документооборота B2B. Здесь же были представлены последние статистические данные рынка печатной техники и документооборота. За несколько последних кварталов подвели итоги главных показателей.
По данным экспертов, продажи технического оборудования для печати значительно сократились. Данная проблема является результатом экономического кризиса, который охватил всю планету, на снижение покупательской способности также повлиял рост курса доллара. Несмотря на это, компания KYOCERA занимает вторую строчку в рейтинге продаж МФУ и обычных принтеров.
По данным специалистов компании IDC, финансовые расходы на информационные технологии, оборудование и программное обеспечение сократились более чем на 40%. И это за два последних года. Это уже никого не удивляет, ведь руководство многих компаний сократило годовой бюджет. Причиной этому стал общий экономический спад. Сокращение также коснулось расходов на обслуживание оборудования для печати.
Специалисты организации KYOCERA Document Solutions предлагают комплексный подход, позволяющий решить проблему экономии финансов. По их мнению, необходимо сократить издержки там, где используется печать. Следует также оптимизировать бизнес-процессы, в которых она задействована. Печатающая техника должна использоваться не только правильно, но и рационально. Благодаря этому заказчика ждет экономическая выгода, достигающая 30%, и гарантированный сервис высокого качества. Клиент получит напечатанный документ, который будет соответствовать требованиям, предъявленным заказчиком.
На форуме также обсуждалась тема безопасности печати. Уже известны случаи утечки информации. В этом случае организацию ждут не только финансовые потери, но и подрыв репутации. Руководство компании KYOCERA предлагает систему отслеживания напечатанных документов. С ее помощью можно всегда знать кто, сколько и что напечатал. При этом не все пользователи воспринимают факт утечки информации как нечто болезненное. А что касается отслеживания печати документов, то в этом случае ущемляются права компании, предлагающей печать, и унижается достоинство ее сотрудников.
Сегодня можно воспроизвести любой документ на любом печатающем устройстве, которое есть в офисе. Многие офисные сотрудники не сидят на месте, а предпочитают перемещаться по помещению, что в конечном итоге экономит их время. Они могут получить документ, который был отправлен на печать, там, где удобно и разрешено.
Штаб-квартира организации KYOCERA Document SolutionsInc находится в Японии (город Осака). Она является ведущим поставщиком технологий и оборудования для печати. Это многофункциональная техника, любые принтеры, а также оснащение для широкоформатной печати. В печатающих устройствах установлены долговечные расходные материалы, обеспечивающие высокую надежность и сокращающие количество отходов.
Компания IDC является главным поставщиком информационных и коммуникационных технологий и бытовой техники. В этот список можно добавить консультационные услуги и телекоммуникации. Квалифицированные специалисты организации предлагают помощь инвесторам и руководителям многих компаний в принятии правильного решения в выборе плана по ведению бизнеса и закупке оборудования для печати.
Сегодня свыше 1000 аналитиков компании IDC изучают не только технологии, но и возможности данной сферы на мировом уровне.
Специалисты организации IDC Russia рекомендуют предпринять следующие шаги к реорганизации инфраструктуры документооборота:
- взять под контроль устройства печати;
- оптимизировать существующую инфраструктуру;
- обучать персонал и предоставлять дальнейшую техническую поддержку;
- активировать систему управления;
- обеспечить контроль над расходами денежных средств на печать;
- оцифровывать документы с их последующим распространением;
- обрабатывать и архивировать электронные формы;
- контролировать вывод документов;
- передавать сложные рабочие процессы в другие компании для помощи решения проблемы.
Сокращение расходов оправдывается улучшением оперативной деятельности сотрудников организации, повышением эффективности их работы, а также закупкой лучшего печатного оборудования.